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Manuales

Gestionar y compartir en Onedrive UNICAN

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Para empezar a trabajar con nuestra carpeta personal de almacenamiento de Onedrive UNICAN, debemos acceder a la página del correo we​b, correo.alumnos.unican.es, donde iniciaremos sesión con nuestro usuario y contraseña.
En el caso del PAS/PDI deberán acceder mediante onedrive.unican.es
 
En la parte superior veremos la pestaña OneDrive. La primera vez que accedamos tendremos que esperar un par de minutos para que se cree la estructura de tu Onedrive UNICAN.
 
 

Entorno Onedrive UNICAN

Por defecto veremos creada una carpeta con el nombre "Compartido con todos los usuarios", cualquier documento o archivo dentro de esa carpeta será visible por todos los alumnos de la UC o en el caso del PAS/PDI todo el personal de la UC, se recomienda hacer un uso responsable de ella (nuestro nombre siempre irá unido al archivo compartido). Si lo deseamos esta carpeta puede ser eliminada.
 
 
La estructura del servicio sigue la siguiente forma:
 
   - Mis documentos: archivos que añade el usuario y que él mismo decide si son privados o compartidos con otros usuarios.
   - Documentos seguidos: Aquí se añadirán los documentos o archivos (compartidos) que deseemos "seguir", esto quiere decir que se notificará de  las modificaciones realizadas por otros usuarios, estas notificaciones aparecerán en el tablón "Suministro de noticias".
   - Compartido conmigo: los archivos que otros usuarios compartan con nosotros aparecerán en esta carpeta. Estos archivos no ocupan espacio en mi "nube" solo en la de sus propietarios.
 
Tenemos la posibilidad de crear archivos (Office) o carpetas desde la propia página, o bien cargar uno existente desde un equipo.
 
 
 

Compartir archivos o carpetas

Para compartir archivos o carpetas nos situaremos sobre los 3 puntos que se encuentran junto al archivo para después hacer click en "compartir".

 
 
Para invitar a hacer que la carpeta sea compartida con otros usuarios añadimos dichos usuarios en el campo "Invitar a personas", basta con introducir su nombre o su usuario de la UC (el directorio de PAS/PDI y Alumnos está separado). También debemos decidir que tipo de permiso conceder sobre los archivos, o bien solo permiso de lectura o también que puedan editar.
 
Por defecto la invitación se envía por correo junto con el texto si lo deseamos.
 
 
 
El icono de la columna "Compartir" nos indica el estado del archivo (privado o compartido).
 
 
Si pulsamos sobre el icono que nos indica que el archivo está compartido, veremos la propiedad del archivo así como los usuarios que tienen acceso a él. 
Como propietarios podremos definir o cambiar los permisos de cada usuario sobre el archivo. También podremos invitar a más personas en cualquier momento.
 
 
 
Si tenemos archivos de Office podremos visualizarles o editarles (siempre que tengamos permisos de edición). Mediante Office Web App podremos hacerlo de forma fácil y sencilla online. Si necesitamos tener acceso a más funcionalidades de edición podemos abrir el archivo mediante la aplicación office de escritorio si la tenemos instalada.
 
 
 
   

Compartir con usuarios externos

Existe la posibilidad de hacer uso compartido de archivos con usuarios externos, es decir que no sean alumnos o PAS/PDI, sin necesidad de inicio de sesión (las carpetas no podrán ser compartidas). 

Para ello en el campo invitar a personas introducimos el correo electrónico del externo. Es importante desmarcar la opción "Requerir inicio de sesión" y dejar marcada la de "Enviar una invitación por correo electrónico".

 

Una vez hecho esto podremos tener acceso al enlace público generado (Vínculo de invitado), podremos deshabilitar dicho vínculo en cualquer momento.

 
 
 Los archivos compartidos con usuarios externos podrán ser de dos clases:

  • Archivos de Office: según permisos, serán visualizados y/o editados mediante Office web App, no se permite su descarga. Si un archivo es modificado por un externo, la modificación aparecerá como usuario anónimo. Si queremos que un externo pueda descargar estos archivos deberemos compartirlos añadiendo a un archivo tipo Zip o Rar
  •  El resto de archivos: serán descargados por el usuario externo en su equipo.
 

Office Web App

Una de la ventajas de OneDrive UNICAN es la integración de Office Web App (funcionalidad parcial). Esto nos permite visualizar y editar archivos de Office (Powerpoint, Word, Excel y OneNote) de forma online sin necesidad de descarga del archivo, utilizando un navegador, lo cual puede resultar muy interesante si nos encontramos en equipos sin el paquete Office instalado.
 
 

 

 

Otras funcionalidades

Papelera de reciclaje: nos permite recuperar elementos borrados.

 

 

 

 

Historial de versiones: nos permite visualizar, restaurar o eliminar alguna versión anterior, también nos aporta información sobre los usuarios que lo han editado y la fecha y hora de edición.

 

 

 

Capacidad de almacenamiento: disponemos de 25 Gb de almacenamiento en nuestro Disco duro online.



Enviar alertas: podemos controlar en todo momento el estado de un documento o incluso o una biblioteca completa, para ello es posible configurar una alerta para ser notificados en el momento se podruzcan cambios.

 
 
En la nueva ventana configuramos nuestra alerta para el documento, opciones sobre cuando emitir la alerta, donde y como enviarla, etc.
 
 
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