El procedimiento de compra no homologada establecido por la Gerencia se podrá usar cuando por razones justificadas se pretenda adquirir equipamiento informático o dispositivos electrónicos que no hayan sido objeto de homologación, o bien por requerir capacidades técnicas distintas o especiales. También en el caso de no estar vigente el contrato de compra homologada. Los equipos destinados al Personal de Administración y Servicios deben ser homologados y, en caso de no estar vigente el contrato, el Servicio de informática indicará el modelo a adquirir.
El material se puede adquirir a cualquier empresa siempre que se cumpla con los requisitos de la Ley de Contratación del Sector Público. Es la propia unidad la que se encarga de solicitar el presupuesto y realizar la compra, realizando siempre los trámites a través del responsable administrativo de su Departamento, Centro o Instituto. Por regla general una compra no homologado se articula legalmente como un contrato menor por lo que la unidad debe seguir el procedimiento de ejecución de contratos menores, incluyendo en los caso que obliga la normativa, la obtención de varios presupuestos. En otros casos será necesario elaborar un concurso público
No
está prevista la compra de impresoras en propiedad. La UC está adherida al
Acuerdo Marco del Gobierno de Cantabria para impresoras. Para la
contratación de servicios de impresión, ponerse en contacto con el Servicio de
Gestión Económica, Contratación y Patrimonio. Las situaciones excepcionales se tratarán de acuerdo a la nota informativa de la Gerencia.
Información General
- En este procedimiento se incluyen ordenadores personales, servidores, estaciones de trabajo, NAS, portátiles, minipc, monitores, escáneres, tablets y cualquier otro dispositivo de tecnologías de la información y las comunicaciones.
Quedan excluidos de la necesidad del visto bueno del Servicio de Informática:
-Los dispositivos con Sistema Operativo Android, ChromeOS o iOS que vayan a conectarse únicamente mediante WiFi. Los equipos convertibles que utilizan sistemas operativos de escritorio (tipo Lenovo Yoga o MS Surface) tendrán el mismo tratamiento que los portátiles y por tanto requieren visado.
- Los accesorios (ratones, teclados, discos externos no conectables a red, memorias USB, …), recambios y ampliaciones internas de sistemas ya existentes e inventariados. Por ejemplo: los NAS (disco de red) sí deben tener visto bueno pero un disco duro conectable por USB o conectable dentro de un equipo existente e inventariado o una tarjeta gráfica para un equipo ya existente e inventariado no es necesario.
- Los requisitos del presupuesto, serán los mismos que los que se exigen para cualquier factura (NIF, Nombre, Dirección, Detalle del bien, Base imponible, IVA, Importe total). Los equipos deberá ser equipos certificados, de gama profesional y con requisitos mínimos equivalentes a los exigidos en el concurso público del Acuerdo Marco. Por ejemplo no son admisibles: equipos montados por piezas, de gama doméstica, sin certificación, sin mantenimiento insitu, sin sistema operativo OEM, ..etc.
El presupuesto deberá estar dirigido a la Universidad de Cantabria, especificando el Departamento, Centro... que lo solicita y que va a realizar la contratación. No pueden presentarse presupuestos genéricos o en blanco o con falta de detalles. Además, en el caso de ordenadores, deberá detallarse el servicio de mantenimiento y una licencia básica de sistema operativo.
Los ordenadores personales y los monitores deben tener una garantía de mantenimiento insitu NBD (dia siguiente laborable) igual o superior a la exigida en el Acuerdo Marco (3 años en ordenadroes y monitores, 2 en accesorios). Se podrá considerar un periodo de garantía inferior en aquellos casos en los que el equipamiento se adquiera con cargo a ingresos específicos que no permitan establecer una garantía mantenimiento insitu NBD a tres años. Para ello deberá justificarse. Para el resto de material (servidores, NAS,..etc) la decisión sobre la garantía dependerá de la unidad.
El servicio de garantia de mantenimiento insitu NBD debe estar explicitamente indicado en el presupuesto. La empresa debe comprometer a reparar los equipos desplazándose a las instalaciones de la UC, es decir se deben cumplir las mismas condiciones exigidas en el concurso público.
Procedimiento
Nota: Se elimina el requisito de presentar un documento de compromiso del vendedor. No obstante, el administrador de la unidad tiene la responsabilidad de asegurarse que el material y los servicios, incluido el mantenimiento insitu, presupuestados, se corresponden a los facturados y a los bienes y servicios entregados.
- Desde la administración de la unidad, se enviará el presupuesto elegido a la Secretaría del Servicio de Informática para su aprobación. Imprescindible para tramitar la factura con posterioridad. La unidad debe asegurarse de que está adquiriendo material de gama profesional, con mantenimiento insitu y certificado.
Recuerde que, entre los requisitos normativos antes citados, está el de solicitar al menos tres presupuestos en el caso de ordenadores personales, portátiles y monitores y en los casos que, por importe, sea necesario hacerlo según la normativa general de contratos menores. Además, se adjuntará un escrito justificatorio del procedimiento elegido.
- La administración del Servicio de Informática devolverá los presupuestos a la Administración del Dpto/Centro, con una de las siguientes indicaciones:
- Aceptado, indicándose el tipo de equipo y el tipo de compra que se debe indicar en la ficha de inventario. La posterior consignación de esta información en el inventario es obligatoria. La unidad con esta aprobación proseguirá los trámites de la contratación.
- Rechazado, indicándose el motivo.
Serán motivo de rechazo:
o Ausencia de alguna de la documentación requerida, que esta esté incompleta o contenga errores.
o Falta de garantía adecuada. Debe ser de 3 años de mantenimiento NBD (día siguiente laborable) insitu. Esto debe estar explicitamente indicado en el presupuesto. El mantenimiento insitu NBD no es lo mismo que la garantia legal.
o Falta de licencia de sistema operativo OEM en caso de equipos Windows.
o Equivalencia en características con equipamiento homologado a precio superior del vigente o del último contrato.
o Incumplimiento de las características mínimas comunes exigidas a los proveedores. Por ejemplo, equipos montados por piezas y sin certificación.
Finalmente la administración de la unidad, realizará la apertura del contrato menor, cumplirá con los requisitos internos de la UC, descritos en el manual de gestión presupuestaria y procederá a la compra.
Inventario
Los bienes adquiridos, deberán ser incluidos en el Inventario de la U.C. y etiquetados, siendo la acreditación de ésta condición imprescindible dentro de la universidad.
En el momento de instalación del equipo se recogerá el número de serie, que se registrará en la base de datos de Soporte del Servicio de Informática.
