Aquí explicamos como realizar una entrada en el calendario o convocar una reunión. En este ejemplo se utiliza el Correo Web, pero la operativa es similar desde Outlook o un smartphone configurado mediante ActiveSync (Exchange).
Paso 1: Vamos a calendario y pinchamos sobre el día donde vamos a crear la cita o convocar la reunión y pinchamos sobre "nuevo".
Paso 2: Se abrirá una nueva ventana. Ya podemos rellenar los datos de la reunión (Participantes si los hay, tema de la reunión, hora, lugar...) y en la pestaña "Asistente de programación" podremos ver si alguno de los integrantes de la reunión se encuentra ocupado en el momento previsto para nuestra reunión, siempre y cuando lo tenga apuntado en su calendario.
Pulsamos "Enviar" para finalizar.
Es posible crear reuniones en linea utilizando UNICAN Lync, a este tipo de reuniones podremos invitar tanto al resto de alumnos de la UC como a personal externo (sin cuenta coorporativa), estos recibirán un enlace desde donde podrán seguir y participar en la reunión en linea (Lync Web App).
Lo que veran los integrantes de la reunión: estos recibirán un correo donde se aportan los datos de la reunión y 3 posibles opciones a responder dependiendo de la disponibilidad (Aceptar, tentativo (provisional) o rechazar), también es posible contestar proponiendo un cambio en la configuración de la reunión. otra hora, fecha o lugar.
Al aceptar una reunión esta aparecerá automáticamente en nuestro calendario.
El creador del evento recibirá un mensaje de confirmación o rechazo de los asistentes a la reunión, desde el calendario podrá actualizar los datos o ver en que situación de aceptación se encuentra.
Las citas o reuniones son sincronizadas con nuestro Outlook/Macmail o con nuestro Smartphone/tableta (se han de configurar como cuenta Exchange).
