El Servicio de Informática proporciona a la comunidad universitaria numerosas formas de intercambiar ficheros:
A) Por Correo Electrónico.
Con un tamaño máximo de mensaje de 50 MB, la forma más sencilla es enviar ficheros por correo electrónico, aunque resulta muy poco eficaz. Lo más adecuado es usar este sistema únicamente para envios puntuales y/o archivos pequeños.
El PDI/PAS también puede usar las listas de distribución para hacer llegar a los alumnos ficheros de forma puntual.
Ventajas: Sencillez y accesibilidad.
Desventajas: Puede saturar el correo del destinatario. Puede obligar al destinatario a descargarse un fichero que igual no le interesa. Si se envia a muchas personas se crea una copia por cada destinatario.
B) Por Servicio de Envío de grandes Ficheros
El PAS/PDI dispone de una aplicación por la que intercambiar ficheros de hasta 1 GB. El sistema permite tanto enviar como mandar invitaciones a personas ajenas a al UC para que nos manden ficheros. Se peude enviar también a listas de distribución.
Ventajas: Sencillo. Se reciben avisos con los enlaces via correo electrónico. Su uso es equivalente al correo electrónico pero sin saturar el buzón.
Desventajas: El fichero solo permanece depositado una semana. Por comodidad es necesario agrupar varios ficheros en un zip.
C) Por Carpeta Compartida
El PAS/PDI dispone de carpetas compartidas en servidores de la UC para intercambiar ficheros entre los miembros de una misma unidad o grupo, adeás de su unidad personal. También se pueden hacer carpetas entre personas de diferentes grupos para necesidades permanentes justificadas.
Ventajas: Se trata de un lugar de trabajo común. Todos pueden editar los documentos. Se dispone de copia de seguridad. Acceso directo desde nuestro PC. Se puede tener una copia offline mediante la funcionalidad de "disponible fuera de linea". Es el sitio adecuado para alojar documentación afectada por normativas legales.
Desventajas: La capacidad es limitada. La edición por todas las personas puede provocar algún error. Desde fuera de la UC es necesario lanzar previamente la VPN
E) Por disco en la nube OneDrive UNICAN
El OneDrive UNICAN dispone de la posibilidad de compartir carpetas de forma nominal (se precisa una cuenta de la universidad, de alumno o de PAS/PDI, o un Microsoft ID). También se pueden compartir documentos de forma anónima mediante la generación de un enlace.
Ventajas: Accesible via web. Capacidad ilimitada. Edición de documentos Office Online. Contenido sincronizable con PC.
Desventajas: El PAS/PDI no puede usarlo para información confidencial como por ejemplo datos personales. No se pueden compartir carpetas enteras de forma totalmente anónima. El sincronizador tienen limitaciones (no admite sincronización selectiva y no existe versión para Mac).
D) Por portales de Colaboración de Proyectos de I+D
El PAS/PDI dispone de la posibilidad de tener Portales de Colaboración para proyectos. Estos portales incluyen entre sus funcionalidades la de tener un repositorio de documentos común.
Ventajas: Acceso via web. Posibilidad de incluir entre los miembros del equipo al personal externo a la universidad. Posibilidad de recibir alertas si un documento se añade o se cambia.
Desventajas: La capacidad es limitada. La edición por todas las personas puede provocar algún error. El acceso por web no siempre resulta cómodo.
E) Mediante Plataformas de teleformación (Aula Virtual)
La documentación vinculada a una asignatura puede colgarse en el correspondiente espacio del Aula Virtual, de modo que los alumnos matriculados en ella tenga acceso al material
Ventajas: Repositorio permanenente asociado a la asignatura. El alumno puede descargarlo cuando quiera.
Desventajas: Únicamente para su uso en docencia.
