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Encuestas rápidas: Office Forms

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Office Forms permite crear formularios de una forma rápida y sencilla. Esta aplicación está dentro de Office 365, y está disponible para usuarios de la Universidad de Cantabria. En el caso del personal este servicio complementa y supone una versión más sencilla del servicio de encuestas con LimeSurvey. 

 

Tenga en cuenta las obligaciones de la LOPD. Además el personal (PAS/PDI) debe tener en cuenta sus obligaciones en materia de protección de datos personales de acuerdo a la normativa interna.
 

Para empezar a utilizar la aplicación debemos acceder a la página del correo web, correo.alumnos.unican.es​, donde iniciaremos sesión con nuestro usuario y contraseña.
En el caso del PAS/PDI deberán acceder mediante onedrive.unican.es
 
Por restricciones técnicas, en la actualidad este servicio no permite hacer encuestas con autenticación entre profesores y alumnos. Siempre deben ser anónimas. Consulte más abajo las instrucciones.​

Entre todas las aplicaciones que se muestran, podemos encontrar Office Forms.

 
 
  
Cuando accedamos a la aplicación podremos ver los formularios que hayamos creado, que son editables en cualquier momento, incluso si ya hay respuestas. Desde la página principal, podremos hacer una copia de los cuestionarios que ya hemos creado o eliminarles desde los tres puntos situados en la parte superior derecha de cada formulario.
 
 
 Además, desde la página de inicio, se nos mostrarán a tiempo real la cantidad de respuestas recibidas sobre cada formulario.
 
Crear un formulario
Para comenzar un nuevo formulario, haremos click sobre "Nuevo". Dentro del formulario, comenzaremos a crear preguntas. Hay cinco tipos de preguntas:
  • Opción:
Al agregar la pregunta "opción" nos aparecerán varios espacios a rellenar. En primer lugar, la pregunta, y seguido tendremos diferentes espacios para añadir diferentes respuestas. Podemos agregar tanats respuestas como se quieran haciendo click en "Agregar opción", o generalizar las respuestas agregando la opción "otras".

 
En el borde inferior podemos encontrar dos opciones activables, la opción varias respuestas permite al usuario seleccionar más de una opción como respuesta; la opción respuesta obligatoria marca la pregunta con un asterisco y supone para el usuario el deber de responder a la pregunta, de lo contrario el formulario no podrá ser enviado.
 
 
  • ​Cuestionario:
La pregunta "cuestionario" funciona de forma muy similar a la pregunta "opción", salvo por una diferencia. En el caso del cuestionario hay que marcar la respuesta correcta con el tick que aparece al lado derecho de las posibles respuestas. En el caso de que la pregunta tenga varias respuestas, es necesario activar la opción de "Varias respuestas", para que nos permita marcar más de una respuesta correcta.

 
Además, la pregunta "cuestionario" nos permite añadir un comentario en cada una de las posibles soluciones. Por ejemplo, esta herramienta es útil para mostrar donde se puede encontrar la solución a la pregunta. El usuario que realiza el cuestionario verá los comentarios al enviar el formulario.
​​
  • Texto:
La pregunta "Texto", nos permite realizar una pregunta abierta, para que el usuario pueda responder de forma libre. Podemos elegir la longitud de la respuesta, variando el tamaño del espacio aportado, o bien añadir restricciones numéricas. Dentro de las restricciones numéricas podemos elegir el tammaño del valor que nos tienen que dar, si el valor debe ser mayor o menor a un número, etc...
 
  • Clasificación:
Al agregar la pregunta "Clasificación" podremos insertar una pregunta para recibir una respuesta numérica. Se podrá personalizar la puntuación entre 5 o 10, o se puedecambiar su visualización.
  
  • Fecha
​La pregunta "Fecha" nos permite insertar una pregunta para recibir una respuesta de un día determinado.
 
 
 
Dentro de todas las preguntas que acabamos de ver tenemos unas opiones comunes.
 
En la parte superior derecha de cada pregunta podemos ver cuatro botones con diferentes funciones.
  • Copiar: Crea una copia de la pregunta actual.
  • Mover hacia arriba: Desplaza hacia arrib la pregunta actual.
  • Mover hacia abajo: Desplaza hacia abajo la pregunta actual.
  • Eliminar: Borra la pregunta actual.
Por otra parte, en todas las preguntas disponemos en el borde inferior derecho de un desplegable que nos da la opción de poner un subtítulo. Esta opción crea un pequeño espacio debajo de la pregunta para hacer una breve aclaración.
 
  

Compartir un formulario

​Una vez finalizado el formualrio hay diferenes formas de compartirlo. Hacemos click sobre la opción "Enviar formulario", nos aparecerá un desplegable con cuatro opciones:
  • Copiar y pegar el vínculo: Desde esta opción podemos copiar el link del formulario.
  • Enviar el vinculo por correo electrónico: Al hacer click sobre esta opción se abrirá automáticamete el correo predeterminado con el link ya insertado en el correo.
  • Descargar y enviar el código QR: Esta herramienta permite descargar el código QR para poder acceder al cuestionario mediante un Smartphone o Tablet.
  • Insertar en una página web: Nos da el código que debemos insertar en nuestra página web.
Apartado de seguridad: 
  • Si se indica "solo personas de la organización" deebido a razones técnicas solo personas de nuestro mismo colectivo podrán rellenar (previa identificación) el formulario. Es decir los formulario creads por alumnos solo los alumnos y los creados por PAS/PDI solo PAS/PDI. Pero no de forma cruzada, es decir con esta opción los formularios creados por un profesor (PDI) no estarian accesibles a los alumnos.

  • Si se indica la opción "Cualquiera con un vinculo", bastará conocer el enlace para rellenarlo. El enlace es aleatorio. Es la oción recomendada entre profesor y alumno ya que está pensado para pequeñas encuestas no confidenciales.

 
 

Ver las respuestas de los usuarios

En la pestaña de respuestas, dentro del formualrio, podemos ver el número de respuestas aportadas por lo usuarios, el tiempo medio que se tarda en finalizar el formualrio, y el estado enel que se encuentra el formulario. Es posible restaurar el formulario sin tener que eliminarlo, basta con clickar en el desplegable que da la opción de borrar todas las respuestas obtenidas. Justo debajo podemos ver de forma detallada las respuestas de los usuarios pregunta a pregunta, y si nos fuera de interés podemos extraer todos los datos recogidos en un documento Excel. ​