Aquí explicamos como realizar una entrada en el calendario o convocar una reunión, esto es valido solo para personal PAS/PDI. En este ejemplose utiliza el Correo Web, pero la operativa es similar desde Outllok o un msartphone configurado como ActiveSync (Exchange).
Paso 1: Vamos a calendario y pinchamos (con un click) sobre el día donde vamos a crear la cita o convocar la reunión. En el desplegable "Nuevo", pinchamos sobre "Convocatoria de reunión".
Nota: Una cita es personal, un evento en el calendario donde solo participa el usuario que la crea, mientras que en la reunión participan todas las personas que se agregan a ella.
Paso 2: Se abrirá una nueva ventana con dos pestañas. En la pestaña de "Cita" rellenamos con los datos de la reunión (Participantes, tema de la reunión, hora, lugar...) y en la pestaña "Asistente de programación" podremos ver si alguno de los integrantes de la reunión se encuentra ocupado en el momento previsto para nuestra reunión.
Pulsamos "Enviar" para finalizar.
Lo que veran los integrantes de la reunión: estos recibirán un correo donde se aportan los datos de la reunión y 3 posibles opciones a responder dependiendo de la disponibilidad (Aceptar, provisional, rechazar), también se puede proponer otra hora, fecha o lugar.
Al aceptar una reunión esta aparecerá automáticamente en nuestro calendario.
Paso 3: Una vez que los integrantes a los que hemos enviado la petición de reunión hayan contestado, recibiremos un correo con su contestación.
Si vamos al calendario y pinchamos sobre la reunión podemos actualizar los datos o ver en que situación de aceptación se encuentra.
Las citas o reuniones son sincronizadas con nuestro Outlook/Macmail o con nuestro Smartphone/tableta (se han de configurar como cuenta Exchange).
